BAS Документообіг КОРП

«BAS Документообіг КОРП» багатофункціональний інструмент для управління бізнесом і спільною роботою працівників. Таке рішення налагодить електронний документообіг, подбає про виконання завдань і посилить ефективність управлінської сфери.

«BAS Документообіг КОРП» доступний двома мовами: українською і російською. Відповідає основним постановам та законам з регулювання ведення діловодства та документообігу в Україні.

Робота з документами

Рішення надає можливість працювати з будь-яким типом документу, що має обліково-реєстраційну картку. Для спрощення роботи з такими картками напрацьовані інструкції (у комплект входить 45 готових інструкцій).

Зберігання та права доступу

Вся внутрішня документація і файли зберігаються в каталогах з розмежованими правами доступу. Структура папок відповідає оргструктурі підприємства, або типу документу. Для кожної папки налаштовується дозвіл на різні дії: читання, додавання, редагування або видалення.

Зберігаються файли як в інформаційній базі, так і на диску.

Реєстрація вхідних і вихідних документів

Реєстрація документа відповідає держстандартам і супроводжується процесами:

запуску автоматизованої процедури розгляду документів і подальшої постановки на контроль;
оповіщення виконавців;
підтримки регламентованих термінів виконання документів;
формування справ, передача закритих справ на архівне зберігання або знищення;
подальшого формування звітів по надходженню і виконанню документів, за простроченим документом.

Облік звернень громадян

Рішення дозволяє вести облік дублікатів і повторних звернень, а також облік переадресації звернень громадян в сторонні організації і від них. Для цього передбачається спеціальне робоче місце, завдяки якому фахівець може бачити всю історію листування та супровідну інформацію.

Облік договорів

«BAS Документообіг КОРП» автоматизує весь цикл договірних документів:

підготовка проекту договору;
зовнішнє та внутрішнє узгодження проекту договору;
облік всіх пов’язаних з договором документів (акти, додаткові угоди та інше);
облік і контроль термінів дії договорів;
автоматичне продовження термінів дії за правилом, зазначеним у договорі;
багатовалютний облік сум договорів;
робота з багатосторонніми договорами;
облік і контроль виконання фінансових зобов’язань за договором;
контроль наявності супровідних документів за договором, наприклад, рахунок-фактура;
контроль повернення переданих примірників документів за договором;
розірвання договору.

Сканування

Рішення надає можливість завантажувати документи та файли з будь-яких сканерів, що підтримують інтерфейс TWAIN. Сканування відбувається у формати jpg, pdf та tif, у тому числі й багатосторінковий.

«BAS Документообіг КОРП» передбачає потокове сканування з автоматичним розпізнаванням штрихкодів документів і формування багатосторінкових tif, або pdf файлів. Також автоматично розпізнає відскановані зображення й здійснює повнотекстовий пошук у розпізнаних документах.

Автоматичне завантаження файлів з каталогу

При появі в каталозі нових файлів відбувається автоматичне їх перенесення в необхідну папку Документообігу зі збереженням оригінальних імен та структури підпапок.

Електронна пошта

Рішення містить внутрішню пошту, з якою можливо:

надсилати з програми різні документи та файли;
завантажувати вхідні або внутрішні документи з електронної пошти;
при використанні ЕЦП, відправляти та приймати підписані й зашифровані файли;
шукати листи за реквізитами й за допомогою швидкого пошуку, шукати в серед іншого, й по текстовому змісту листів;
автоматично відстежувати пошту та виводить повідомлення, що спливає в правому нижньому кутку, при надходженні нових листів.

Виконувати поштові завдання можна відповідаючи на спеціальні поштові повідомлення, що розповсюджуються автоматично.

Перегляд, редагування та контроль версій

Рішення надає співробітникам доступ до файлів для перегляду та редагування, Уникнути конфлікти при одночасному редагуванні допомагає механізм блокування файлів.

При введенні змін у базі формується нова версія файлу і вказується хто і коли виконав таку дію.

З картки файлу дозволяється видаляти непотрібні версію, або змінювати поточну. Для файлів найпоширеніших форматів передбачається порівняння версій.

Шаблони документів і файлів

При використанні наявних у рішенні шаблонів файлів і документів поля заповнюються автоматично (йдеться про найменування, автора, дату створення, суму договору, реквізити контрагента).

Штрихкодування документів

У «BAS Документообіг КОРП» документам присвоюється штрих-код, необхідний для швидкого пошуку облікових карток документів і для автоматичного прикріплення файлів до документів при потоковому скануванні.

Друк реєстраційних штампів документів

Рішення дозволяє виводити на друк реєстраційний штамп документа, який містить назву організації, реєстраційний номер і дату реєстрації, штрих-код.

Зв’язки між документами

У «BAS Документообіг КОРП» підтримуються стандартні зв’язки між документами, а також поодинокі, множинні, односторонні та двосторонні.

Кілька резолюцій в документах

Програма дозволяє вказувати кілька резолюцій, які створюються вручну або ж автоматично. Автором резолюцій можуть стати співробітники підприємства, а також посадові особи інших організацій. Завірити резолюції дозволяється ЕП.

«BAS Документообіг КОРП» передбачає перенаправлення вхідних документів до сторонніх організацій і, навпаки, отримання від таких організацій перенаправлених вхідних файлів. Окрім того, з програмою можна контролювати передачу документів і дотримання термінів їх повернення.

Бізнес-процеси та робота користувачів

Колективну роботу з документами рішення виконує за допомогою бізнес-процесів:

Розгляд: документ потрапляє на розгляд до керівника і з його резолюцією повертається до автора документа.

Виконання: документ направляється на виконання всім користувачам за списком і контролерові, який має слідкувати за дотриманням виконавської дисципліни. Таку місію можна доручити одному з користувачів.

Узгодження: прикладені до такого бізнес-процесу документи потрапляють на узгодження респондентам, а згодом повертаються до автора для ознайомлення з результатами узгодження, або відправлення на повторне узгодження. Передбачаються такі варіанти узгодження, як: паралельне; послідовне та змішане (з урахуванням умов маршрутизації).

Затвердження: відповідальна особа отримує документ для затвердження, після чого документ повертається до автора для ознайомлення з результатом затвердження.

Реєстрація: документ отримує секретар для присвоєння реєстраційного номера, проставляння печатки організації та відправки кореспонденту.

Ознайомлення: необхідний документ отримують всі користувачі за списком для ознайомлення.

Доручення: за допомогою такого бізнес-процесу дозволяється видавати доручення співробітникам і перевіряти їх виконання.

Обробка вхідного документа: автоматизація повного циклу обробки вхідного документа – розгляд, виконання, списання в справу.

Обробка вихідного документа: автоматизація повного циклу створення вихідного документа – погодження, затвердження, реєстрація.

З «BAS Документообіг КОРП» призначати завдання можна не тільки конкретним виконавцям, але і ролям (програма автоматично доставить завдання тому, хто наразі виконує задану роль).

Також передбачаються можливості:

налаштування шаблонів маршрутів бізнес-процесів по кожному виду документів з урахуванням умовної маршрутизації;
контроль термінів виконання бізнес-процесів з урахуванням графіків робіт співробітників;
автозапуск бізнес-процесів за розкладом, ескалація задач бізнес-процесу у разі виконання деяких умов;
ієрархія підпорядкованості бізнес-процесів та їх завдань;
тимчасова зупинка бізнес-процесів.
призначення додаткових умов перевірки, без виконання яких система не дозволяє вказати завершення виконання задачі.

Інтеграція бізнес-процесів з іншими інформаційними базами

Головна функція механізму інтеграції – автоматизувати процеси обробки даних, які перетинають кордони різних інформаційних баз; зробити перетин таких кордонів непомітним для користувачів. Для прикладу, процес обробки замовлення покупця починається в інформаційній базі «BAS Управління торгівлею», продовжується в «BAS Документообіг КОРП» і завершується знову в «Управління торгівлею».

Керування проектною діяльністю

Програма передбачає:

ведення картки та ієрархічної структури проекту (структура проекту містить в собі перелік проектних задач бізнес-процесу);
облік трудовитрат у розрізі проектів;
формування звітності по проектах;
завантаження проекту з Microsoft Project (джерелом даних виступає файл проекту, вивантажений у XML);
робота з планом проекту й діаграмою Ганта.

Етапи бізнес-процес проекту: ініціація; планування; затвердження плану; старт проектних робіт; виконання; завершення.

Звіти з проектної діяльності:

поточний стан проектних задач;
задачі, які скоро повинні початися;
задачі, які скоро повинні закінчитися;
план-факт за строками (показує, чи є перевищення планових строків),
план-факт трудовитрат (показує планові і фактичні трудовитрати за проектом).

Організація заходів

З «BAS Документообіг КОРП» можливо скоротити час на підготовку заходів, спростивши етап підбору та сповіщення учасників.

Бізнес-процес включає:

Підготовку (планування та погодження учасників, місця й часу заходу, оформлення програми, підготовка матеріалів до заходу та розсилка учасникам).
Проведення (фіксування присутніх/відсутніх, зазначення прийнятих рішень).
Оформлення протоколу: його підготовка, погодження та затвердження.
Виконання рішень.

Комплект постачання містить великий набір готових звітів для аналізу ефективності організації заходів. Зокрема, які заходи були проведені за період; скільки часу витрачається на заходи; хто зі співробітників ігнорує заходи; хто з голів/організаторів порушує строки та інші.

Зручність роботи на кожен день

При старті програми на робочому столі відкривається вікно «Поточні справи», що показує завдання користувача і підлеглих, події календаря, та інше.

Для зручності дозволяється помічати завдання прапорцями різних кольорів.

Пошук

Рішення містить повнотекстовий пошук даних (документів, файлів), у тому числі, по вмісту версій файлів популярних форматів з урахуванням морфології російської, української та англійської мов.

Облік робочого часу та контроль виконання

Для оптимізації робочого процесу передбачається:

щоденна звітність співробітників щодо часу, проекту та змісту роботи;
формування звітів про витрати часу співробітників в розрізі видів робіт, підрозділів або періодів.
ведення загального персонального календаря,
підбір часу для заходів, враховуючи зайнятість учасників.

Створення записів календаря дозволяється на підставі будь-якого предмета програми (задачі, документа, листа, заходу).

Організація розподіленої інформаційної бази

Програма дозволяє зберігати файли не в інформаційній базі, а на диску.

Обмін даними з іншими програмами

У систему «BAS Документообіг КОРП» вбудовані плани обміну з типовими прикладними рішеннями автоматизації бізнесу (зокрема, «BAS ERP»).

Також до комплекту постачання релізів програми додані правила обміну з іншими прикладними рішеннями.

Веб-сервіси роботи з файлами

«BAS Документообіг КОРП» може виконувати роль зовнішньої бібліотеки файлів відносно інших систем. Така взаємодія між додатками здійснюється за допомогою веб-сервісів.

Можливості:

приєднувати файли до об’єктів вашої інформаційної бази;
розвантажити вашу інформаційну базу шляхом перенесення збережених файлів в «BAS Документообіг КОРП»;
забезпечувати надійне і централізоване зберігання неструктурованої інформації вашого підприємства;
інтегрувати файли, пов’язані з вашою інформаційною базою, в загальний документообіг підприємства;

організувати єдине сховище файлів для різних інформаційних баз і додатків.